Semua dokumen inventaris aset sekolah, kantor, lembaga, dan sebagainya; wajib hukumnya untuk dicatat dalam bentuk sebuah buku catatan inventaris sekolah berupa KIB ( Kartu Inventaris Barang ), dan kesemuanya dicatat dan disimpan dalam lemari dokumen barang dan aset pemerintah, sekokah. Ketika dibutuhkan untuk kepentingan untuk mengetahui jumlah uang negara dan daerah yang diserap di sekolah, sehingga jumlah uang dan nilai barang sama dalam bentuk neraca keuangan dan neraca nilai aset yang ada. Disebut kekayaan sekolah dan atau instansi pemerintah dan / atau yayasan .
Tata kelola sekolah sesuai regulasi yang berlaku di seluruh Negara Kesatuan Republik Indonesia. Kalau disekolah sesuai Permendikbud yang termuat dalam delapan(8) standar nasional pendidikan. Seperti Sarana Prasarana, tanah, Lapangan Olahraga, gedung, pagar, kantor dan ruang kelas, dalam bentuk benda benda atau barang yang tetap( tidak bergerak), dan barang yang bergerak. Namun, kalau gedung, kantor, ruang kelas dan perpustakaan,Laboratorium, setiap tahun mengalami penyusutan nilai. Meja kursi ( meubeler ) kantor, ruang guru, ruang kelas, di perpustakaan, laboratorium, laboratorium komputer, Multimedia, laboratorium Bahasa, dan ruang kepala sekolah dan sebagainya, berupa peralatan meubeler mudah berpindah tempat dan rusak karena dipakai. Mengalami penyusutan dari tahun ke tahun. Namun, semuanya, semestinya diinventarisasi untuk dilarang berpindah lokasinya. Sesungguhnya aset barang yang ada pada setiap ruang tidak boleh berpindah tempat. Namun, untuk kepentingan di seluruh agak sulit untuk mengikuti tata aturan seperti itu karena awal-awalnya mungkin akan aman-aman saja, ketika mengalami kerusakan maka terpaksa aset meubeler berpindah tempat sesuai kebutuhannya. Namun dalam catatan barang aset tetap ada dalam dokumen pengawai penanggung jawab di sekolah yang bersangkutan.