Semua dokumentasi dan rekaman alur masuk dan keluar barang dicatat secara rapih, apik, dalam buku inventaris barang sekolah sesuai pedoman manajemen pengelolaan perpustakaan yang baik, sesuai tahun pengadaan, sumber pengadaan, dan jumlah nominal yang yang dikeluarkan negara untuk dijadikan sebagai bentuk belanja modal. Misalnya pembelajaan buku bersumber dari dana BOS, dengan besaran nilai nominal yang tercantum dalam angka rupiah, dan sumber pembelajaan buku lainnya, seperti referensi, Kamus, dan lain sebagainya, sehingga diketahui secara pasti besar aset buku yang tersimpan dan dimanfaatkan di semua perpustakaan sekolah. Mana kala dilakukan audit oleh pejabat yang berwenang seperti BPK dapat dipertanggungjawabkan sesuai standar operasional perpustakaan yang baik, sesuai dengan peraturan yang berlaku di negeri ini.
Sistem pencatatan manajemen perpustakaan yang baik, tidak terlepas dari pemanfaatan sumber daya manusia yang memenuhi syarat yang berasal dari seseorang yang profesional berasal dari pustakawan yang baik.